FUNGSI ATTENDANCE MANAGEMENT DAN MANFAATNYA DALAM PERUSAHAAN

Masih ada banyak orang yang belum tahu apa itu software attendance management beserta fungsinya. Software ini dirancang khusus untuk mengelola data absensi karyawan di sebuah perusahaan. Dengan adanya software ini, data kehadiran atau absensi karyawan yang biasanya dilakukan secara manual kini bisa dilakukan menjadi lebih simpel dan praktis menggunakan software tersebut.

Software ini tidak hanya digunakan untuk membuat regulasi check in maupun check out dimana saja tanpa menggunakan mesin absensi. Selain itu, juga bisa membuat rekapitulasi data karyawan. Lalu apa pengertian dan fungsi software tersebut? Lebih jelasnya, simak uraian dibawah ini.

Pengertian Attendance Management

Attendance management adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola data kehadiran karyawan dalam sebuah perusahaan. Sistem ini dapat digunakan oleh manajemen untuk mengambil sebuah keputusan penting di dalam sistem perusahaan.

Attendance management software berperan besar terhadap data produktivitas karyawan di tempat kerja dan profitabilitas sebuah organisasi. Hadirnya sistem ini dapat membantu untuk melacak kehadiran karyawan dan hasil akhirnya berupa pertumbuhan dan perkembangan perusahan dalam bidangnya.

Pertumbuhan dan perkembangan teknologi yang sangat pesat membuat sistem Attendance Management dapat dilakukan dengan sebuah software. Tujuan pembuatan software ini adalah untuk mempermudah pengelolaan data hadir dan absensi karyawan yang ada di sebuah perusahaan. Sehingga bisa dilakukan dengan cepat dan efisien.

Fungsi Attendance Management dalam Perusahaan

1. Membangun Budaya Disiplin

Fungsi pertama dari Attendance Management membangun budaya disiplin karyawan. Disiplin merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Disiplin akan sangat berpengaruh terhadap kinerja dan produktivitas seorang karyawan.

Sistem Attendance Management akan mengelola beberapa data karyawan untuk membangun budaya disiplin atau tepat waktu. Data-data tersebut diantaranya waktu kedatangan dan pulang, data lembur, jadwal shift dan cuti, jumlah kehadiran dan data izin karyawan yang tidak masuk kerja.

Seluruh data tersebut akan terkoneksi, terintegrasi dan tersaji secara online sehingga dapat dengan mudah digunakan oleh pihak manajemen untuk memantau produktivitas karyawan dan mengambil keputusan.

2. Self Service

Attendance Management memiliki fungsi self service yang memungkinkan seorang karyawan mengurus administrasi secara mandiri melalui software ini. karyawan tidak perlu menghubungi bagian HRD ketika ingin mencetak slip gaji, mengajukan cuti, melihat sisa cuti dan bahkan mengajukan izin ketika berhalangan tidak masuk kerja.

Setelah karyawan mengajukan permintaan seperti cuti melalui software Attendance Management, maka bagian HRD akan menindaklanjuti pengajuan tersebut tanpa perlu bertemu langsung dengan karyawan.

3. Management Payroll

Sistem Attendance Management juga berfungsi terhadap sistem penggajian karyawan. Perusahaan dapat menghitung jumlah gaji berdasarkan jumlah hari kerja/kedatangan, beban kerja dan jabatan yang diemban oleh karyawan tersebut.

Dengan adanya sistem Attendance Management maka perhitungan gaji bulanan dapat dilakukan dengan mudah. Perhitungan pun telah menghitung jumlah pajak yang akan dipotong dan jumlah hari cuti yang diambil oleh karyawan.

Manfaat Attendance Management dalam Perusahaan

1. Mudah dan Cepat

Sebuah teknologi pada dasarnya dirancang untuk memudahkan penggunanya, termasuk software Attendance Management. Mengumpulkan data karyawan secara manual memerlukan waktu cukup lama dan berpeluang membuat pekerjaan tidak efektif dan efisien. Dengan adanya attendance management, proses pengumpulan data akan berjalan lebih cepat.

Manfaat yang didapatkan dari penggunaan software Attendance Management adalah proses pengumpulan data kehadiran karyawan akan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Software ini memungkinkan pelacakan kehadiran karyawan di perusahaan secara real time.

Software ini bekerja dengan melacak sidik jari atau media absensi karyawan lainnya secara cepat. Selain ini, software ini dirancang begitu simpel agar dapat digunakan dengan mudah atau user friendly dan memperoleh manfaat yang maksimal.

2. Sistem Terintegrasi

Data kehadiran yang diambil salah satunya digunakan untuk menghitung gaji seorang karyawan setiap masa penggajian atau akhir periode kerja setiap bulannya. Apabila penghitungan gaji dengan data kehadiran dilakukan secara manual, maka akan sangat menyita waktu dan bisa berpeluang besar timbulnya kesalahan atau human error. Untuk mengatasi hal tersebut, manajemen dapat menggunakan software Attendance Management.

Software Attendance Management dirancang dengan sistem kerja yang terintegrasi secara online sehingga dapat dengan mudah dihubungkan antara data kehadiran karyawan dengan perhitungan jumlah gaji yang akan diberikan pada setiap bulannya.

Software ini juga dapat membantu seorang karyawan dalam proses permintaan dan persetujuan overtime dengan cara menyederhanakan proses dengan sistem online. Nantinya sistem akan terintegrasi dengan proses pembayaran gaji karyawan secara langsung.

Selain membantu karyawan dalam memproses permintaan dan persetujuan overtime, sistem Attendance Management juga dapat menyederhanakan pengajuan, perhitungan dan persetujuan hak cuti karyawan secara online.

3. Diakses Kapan pun dan Di mana pun

Manfaat lain dari penggunaan sistem Attendance Management bagi pihak manajemen dan karyawan adalah kemudahan akses terhadap data yang ada di software. User baik itu manajemen atau karyawan dapat mengakses data software kapanpun dan dimanapun dengan fitur yang tersedia.

Karyawan dapat dengan mudah mengupload data kehadiran secara langsung dari smartphone dengan sistem pelacakan posisi melalui GPS. Pihak manajemen pun dapat mengambil data tersebut bila waktu-waktu diperlukan tanpa harus datang ke kantor atau memanggil divisi yang bersangkutan.

Aplikasi Mekari

Mekari adalah contoh aplikasi attendance management yang pertama. Aplikasi pencatatan kehadiran ini berbasis Employee Self Service (ESS) Mobile. Setiap karyawan dapat mengajukan cuti, lembur dan melihat data kehadiran secara mandiri dan fleksibel tanpa harus datang ke kantor.

Attendance Management Mekari memiliki keunggulan dibanding dengan sistem lainnya yang sejenis. Dengan menggunakan software ini perusahaan dapat mengelola sistem kehadiran dan tata kelola jadwal kerja menjadi lebih akurat, efektif dan efisien.

Software ini sangat penting bagi perusahaan terutama yang menerapkan sistem kerja shift. Karyawan dengan sistem kerja dinamis atau shift dapat mengubah jadwal kerjanya secara mandiri dengan memperhatikan ketentuan yang diberlakukan oleh perusahaan. Selain itu pengajuan cuti, lembur, keterlambatan dan hal lainnya dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan perusahaan.

Selain keuntungan yang diperoleh karyawan, software Attendance Management Mekari juga sangat membantu manajemen perusahaan, seperti mengelola data karyawan lebih, akurat, efektif, dan efisien. Semua data karyawan tersimpan dalam sistem database yang terintegrasi sehingga mudah digunakan oleh setiap divisi yang memiliki kepentingan, seperti divisi penggajian.

Nah itulah pengertian, fungsi dan manfaat attendance management dalam perusahaan. Diharapkan dengan adanya uraian diatas menjadi tahu dan paham mengenai software tersebut. Semoga bermanfaat.

Leave a Comment