Salah satu aktivitas dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah adalah mencatat semua perlengapan yang dimiliki oleh sekolah. Lazimnya, kegiatan pencatatan semua perlengkapan itu disebut dengan istilah inventarisasi perlengkapan pendidikan. Kegiatan tersebut merupakan suatu proses yang berkelanjutan.
Secara definitif, inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan daftar barang milik negara secara sistematis, tertib, teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman yang berlaku. Aplikasi inventaris barang sekolah adalah kegiatan pencatatan semua sarana prasarana dan merupakan suatu proses berkelanjutan, barang milik negara.
Menurut Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor Kep. 225/MK/V/4/1971 barang milik negara adalah berupa semua barang yang berasal atau dibeli dengan dana yang bersumber, baik secara keseluruhan atau sebagaian, dari Anggaran Pendapat Belanja Negara (APBN) ataupun dana lainnya yang barang-barangnya di bawah penguasaan pemerintah, baik pusat, provinsi, maupun daerah otonom, baik yang berada di dalam maupun luar negeri.
Pengertian Inventaris
Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin = inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan dan sebagainya. Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku.
Barang inventaris sekolah adalah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli melalui dana dari pemerintah, DPP maupun diperoleh sebagai pertukaran, hadiah atau hibah serta hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar.
Tiap sekolah wajib menyelenggarakan inventarisasi barang milik negara yang dikuasai/diurus oleh sekolah masing-masing secara teratur, tertib dan lengkap. Kepala sekolah melakukan dan bertanggung jawab atas terlaksananya inventarisasi fisik dan pengisian daftar inventaris barang milik negara yang ada di sekolahnya.
Tujuan Inventarisasi Sarana dan Sarana Pendidikan
Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:
- Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.
- Untuk menghemat keuangan sekolah baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana sekolah.
- Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang.
- Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.
Manfaat Inventarisasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
Daftar inventarisasi barang yang disusun dalam suatu organisasi yang lengkap, teratur dan berkelanjutan dapat memberikan manfaat, yakni sebagai berikut:
- Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan barang.
- Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam pengarahan pengadaan barang.
- Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran barang.
- Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (tua, rusak, lebih) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya.
- Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.
Landasan hukum yang mendasari kegiatan inventarisasi perlengkapan sekolah, yaitu:
- Intruksi Presiden RI Nomor 3 Tahun 1971, tertanggal 30 Maret 1991
- Surat Keputusan Menteri Keuangan Nomor Kep. 225/MK/V/4/197, tertanggal 13 April 1971
- Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 9 Tahun 1971, tertanggal 23 Oktober 1971
- Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 4/M/1980, tertanggal 24 Mei 1980
Manfaat inventarisasi
- Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.
- Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.
- Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara.
- Menyediakan informasi mengenai aset organisasi /negara yang dikuasahi departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.
- Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
Cara Menginventarisasikan Sarana Prasarana Sekolah
Berdasarkan Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI tanggal 16 Januari 1979 No. 20/MPK/1979, pengurusan barang-barang di sekolah dasar dilakukan oleh kepala sekolah sendiri.
Namun, dalam pelaksanaan sehari-hari kepala sekolah sebagai administrator dapat menunjuk stafnya atau guru-guru untuk mengerjakan tugas dan tanggung jawab tersebut (Stoop & Johnson, 1969). Kegiatan inventarisasi perlengkapan pendidikan meliputi dua kegiatan, yaitu
- Kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan dan pembuatan kode barang perlengapan
- Kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan laporan.
Pencatatan perlengkapan pendidikan
Baik barang inventaris maupun barang bukan inventaris yang diterima sekolah harus dicatat di dalam buku penerimaan. Setelah itu, khusus barang-barang inventaris dicatat di dalam buku induk inventaris dan buku golongan inventaris. Sedangkan khusus barang-barang bukan inventaris dicatat di dalam buku induk bukan inventaris dan kartu (bisa juga berupa buku) stok barang.
- Pembuatan kode barang
- Kode kepemilikan
- Kode setiap jenis barang atau perlengkapan pendidikan
- Kode lokasi